Работать с картами не сложнее, чем с наличными, и если к приему карт подготовиться заранее, не возникнет никаких сложностей ни с учетом операций с картами, ни с документооборотом, ни с взаимодействием с банком.
С точки зрения удобства ведения бухгалтерского учета к выбору банка-эквайера стоит подойти основательно, ведь подключить к приему карт могут многие банки, а вот предоставляют дополнительные сервисы, облегчающие работу бухгалтера не все.
Сервис предоставления ежедневных выписок по операциям с картами
Обычно банки предоставляют выписки в виде файла Word, либо Excel. Некоторые банки предоставляют выписки исключительно в виде распечатки, либо в формате *.pdf, или в виде страницы html, такие отчеты можно только распечатывать и обрабатывать вручную, что не так удобно, но бухгалтеров старой закалки этим не испугать.
Идеальным вариантом может быть получение выписок по электронной почте в формате Excel, т.к. в нем легче производить самостоятельные перерасчеты и квитовки.
Запросите в банках-претендентах образец электронного отчета и проанализируйте с каким из них вам будет удобнее работать.
Для удобного анализа отчета, он должен содержать
- Дата транзакции
- Дата возмещения средств (Дата отправки возмещения)
- Номер платежки (большая редкость)
- Номер карты (обычно первые 4 и последние 4 цифры)
- Сумма транзакции
- Сумма комиссии
- Сумма к возмещению
- Код авторизации
Наличие в отчете итоговых полей облегчит подсчет итогов.
Настройка ПО бухгалтера
При ведении журнала кассира-операциониста, суммы, оплаченные картой, указываются в графе 12-13 "Оплачено по документам": (Унифицированная форма N КМ-4, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132).
В графе 12 отражается количество платежных карт, по которым произведена оплата. В графе 13 указывается сумма, полученная по расчетам посредством платежных карт (в соответствии с п. 5.3 Типовых правил эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденных письмом Минфина России от 30.08.1993 N 104).
Оформлять приходные кассовые ордера на денежные средства, полученные с использованием платежных карт и отражать их в кассовой книге не требуется, поскольку в этом случае наличные деньги в центральную кассу не поступают (Письмо УФНС России по г. Москве от 11.05.2006 N 09-24/038509).
Издание приказа о приеме карт
Стоит издать приказ о порядке отражения покупок с использованием карт на кассовом оборудовании. Это позволит снять вопросы налоговых органов при "сверке кассы", а также облегчит передачу дел в случае смены главного бухгалтера.
Также стоит определить порядок документооборота (в соответствии с собственной технологией, либо приняв во внимание рекомендации, изложенные ниже) и также оформить его приказом. Хорошим правилом является ознакомление работников предприятия с приказами компании под роспись, для повышения ответственности и информированности персонала.
Обсудить в блоге ChClub
Поделитесь ссылкой с другими