Формирование документов
Организации, осуществляющие наличные денежные расчеты и/или расчеты с использованием платежных карт, обязаны применять ККТ, включенную в Государственный реестр, и выдавать в момент оплаты отпечатанные ККТ кассовые чеки (Согласно п. 1 ст. 2 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и/или расчетов с использованием платежных карт", письмо УФНС России по г. Москве от 28.03.2005 N 22-12/19995).
Таким образом, вся выручка за товары, оплаченные платежными картами, должна пробиваться через контрольно-кассовые машины (ККМ) по аналогии с оплатой наличными.
На суммы, оплаченные по платежным картам, фискальный чек желательно пробивать по отдельной секции ККМ. При этом в Z-отчете, суммы оплаченные наличными и по картам будут отражаться отдельно, что значительно облегчит их учет и позволит избежать двойного налогообложения.
Документы, оформляемые при оплате картами должны пересылаться и храниться по четко определенному, порядку для исключения случаев утраты документов, снижения трудозатрат по поиску, анализу и обработке документов, своевременного предоставления копий документов по запросу банка, снижения рисков финансовых потерь при работе со спорными транзакциями.
Пересылка документов
Бумажные слипы должны инкассироваться (предоставляться) в банк не позднее десятого рабочего дня от даты совершения операции.
Сверка итогов должна производиться в день совершения операций (ежедневно в конце рабочего дня).
Документы, оформленные в точке продаж следует передавать в бухгалтерию в соответствии с планом передачи документов, в виде «бондеролек» с указанием точки продаж (если у предприятия сеть торговых точек), даты формирования и ответственного исполнителя.
Хранение документов
В соответствии с условиями договора эквайринга, предприятие обязано хранить документы и информацию, связанную с операциями (отчеты, расписки клиентов в получении товаров, и пр.), в течение трех лет от даты совершения операции, в месте, обеспечивающем безопасность и сохранность документации.
Для хранения слипов и торговых чеков удобно использовать низкую коробку (как вариант крышку от стандартной коробки бумаги формата A4), располагая бандерольки горизонтально в стоячем положении. Если торговых точек у предприятия несколько, то каждый день можно отделять закладкой. По прошествии трех месяцев со дня проведения операции, чеки можно передавать в архив, т.к. вероятность получения запроса, указанных документов, по истечение этого срока резко снижается.
Изъятие документов
В течение всего срока действия договора, банк-эквайер имеет право запросить оригиналы или копии первичных документов по операциям, совершенным с использованием платежных карт, а также письменное заявление с изложением обстоятельств проведения операции в торговой точке.
При этом банк обязан направить предприятию письменный запрос с указанием вида запрашиваемых документов и дат их составления. Предприятие обязано предоставлять запрашиваемые документы в течение трех рабочих дней с даты получения запроса. При правильно поставленном документообороте, выполнить это требование не составляет большого труда.
Непредставление, запрашиваемых банком документов в указанные сроки, является основанием для предъявления требования предприятию о возмещении суммы, на которую был сделан запрос.
С нормативно-правовыми документами в области эквайринга и платежных карт можно ознакомиться на странице "Эквайринг и закон".
Обсудить в блоге ChClub
Поделитесь ссылкой с другими